Estratégia e gestão de portfólio

Atualmente empresas que não melhoram a qualidade de seus projetos e produtos e que não estão constantemente atentas as mudanças de mercado, que nos dias de hoje é extremamente dinâmica, correm o risco de perderem competitividade no mercado.

Você já parou para analisar a quantidade de produtos e inovações tecnológicas que foram lançados nos últimos 10 anos? Pois 40% do que vemos hoje foi lançado nos últimos 10 anos, isso evidencia o quanto as organizações devem se estruturar e ter estratégias bem definidas e alinhadas com o desenvolvimento do mercado. Gerenciar e entender o seu portfólio em conjunto com uma estratégia bem definida é o que lhe dará base para alcançar os objetivos da empresa.

O gerenciamento de portfólio é quem organizará os projetos de forma a atender a estratégia adotada pela organização, bem como estruturar as equipes internas e alocar os recursos necessários para cada projeto. De maneira simples, quando se alinha a estratégia organizacional com a gestão do portfólio você cria uma carteira de projetos muito mais alinhada a missão e os valores da organização.

É muito importante a organização ter bem definidas a visão, missão, estratégia e valores. Com uma boa definição desses itens fica muito mais fácil priorizar projetos para que eles realmente tenham aderência e façam com que sua organização cresça com o rumo desejado.

Algumas organizações ainda tem dificuldades em priorizar e/ou declinar de projetos que julgam importantes para sua empresa, isso se deve ao fato de que o julgamento para se declinar de um projeto, por exemplo,se é dado emocionalmente.

Imaginem um projeto que pode dar uma visibilidade enorme a uma empresa que está começando, mesmo este projeto não atendendo aos valores desta organização e até mesmo criando prejuízo financeiro a mesma, emocionalmente é um projeto difícil de se declinar pois pode trazer um novo patamar a esta organização, como visibilidade no mercado, angariando assim novos potenciais clientes, aumentando o fluxo de caixa da empresa, etc. Porém, a médio e longo prazo isso pode afetar a empresa de uma maneira irreversível.

De uma maneira simplista deve-se criar “pontuações” em cima de alguns tópicos para saber se o projeto/produto atende realmente aos valores da organização, por exemplo;

• Alinhamento com a Estratégia
Este projeto está alinhado com a visão de futuro da empresa? Vem de encontro aos valores e as metas globais?

• Retorno Financeiro
Sempre importante saber o quão rentável é o projeto em que se irá trabalhar

• Probabilidade de Sucesso
Sua organização tem capacidade de executar este projeto com maestria? Possui capacidade técnica para execução e atendimento as necessidades?

• Sinergia entre os projetos
É importante para que a organização tenha uma identidade de projetos e assim monte o seu portfólio.

• Risco inerentes ao projeto
Sempre deve-se analisar os riscos de assumir algum projeto, algumas analises simples devem ser tomadas como; será que tenho recursos humanos suficientes para entregar este projeto? qual investimento inicial a ser feito? Minha capacidade técnica me permite realizar com eficiência este projeto? Qual probabilidade deste projeto ter sucesso ao final?

Estes são alguns exemplos que podem ser tomados para eleger os melhores projetos na organização, e como consequência deve-se organiza-los e analisados simultaneamente para que se tenha dimensão da carteira e dos recursos que serão alocados para cada projeto.

Este processo tenta mitigar e tirar da frente aqueles projetos que trilham um caminho diferente ao escolhido pela organização, como projetos “case” ou projetos com novo teor de tecnologia, que nem sempre estão alinhados com a estratégia mas tem um apelo emocional e financeiro forte.

A palavra certa para um bom portfólio e alcance das metas globais é foco, a organização deve manter o foco nas suas estratégias e na visão de futuro.

É necessário que a cúpula de estratégia da organização sempre esteja antenada as tendencias do mercado e ao comportamento dos projetos e da organização em relação aos clientes e ao mercado.

A visão e a missão, apesar de serem a base para estabelecer as metas e o portfólio da empresa, não devem ser estagnadas, ela deve sempre ser realimentada pelas mudanças do mercado e da própria estratégia da empresa para que a visão de futuro seja sempre algo promissor e faça sentido e essas mudanças devem realimentar o funil de portfólio da empresa para que os projetos permaneçam em alinhamento com as estratégias, portanto, a estratégia organizacional e o portfólio de projetos são um organismo sempre vivo dentro de uma organização.

Renato Estevam é engenheiro de controle e automação pós-graduado em gestão de projetos pela USP e especializado em negociação estratégica. Mais de 10 anos no mercado de automação predial e segurança eletrônica sendo mais de 6 voltados para área de negócios.