Portaria Remota: cuidados e orientações para condomínios

A segurança de um condomínio fechado em SP depende muito da sua estrutura da entrada. Afinal, esse é o lugar por onde as pessoas entram e saem, os pedidos são entregues, os visitantes solicitam acesso e todo movimento acontece. Se vulnerável, o local torna-se um alvo fácil para os criminosos.

É comum observar situações em que os porteiros ficam desatentos e a entrada desorganizada, sem contar as estratégias pré-definidas pela administração do condomínio ou soluções tecnológicas que auxiliam no controle de acesso. A ausência de normas pode causar falhas nas atividades de porteiros, onde a imprudência no cumprimento de regras a serem seguidas e deveres a serem cumpridos pode comprometer a segurança de todos.

Uma possibilidade de dirimir esta problemática de segurança e ainda garantir redução de custos é a portaria remota, que cada vez mais tem sido utilizada em São Paulo: por meio dela, agentes atendem aos visitantes por meio de treinamento, só deixando-os acessar um edifício após devida checagem de dados e autorização expressa de moradores.

Algumas casas à venda em SP dispostas em condomínios fechados menores já contam com essa medida para reduzir custos com pagamento de funcionários, o que impacta diretamente no valor da taxa de condomínio mensal que deve ser recolhido pelos moradores. Essa pode ser uma excelente opção para quem quer morar bem, mas não faz questão de um porteiro no local.

Porém, é importante seguir algumas recomendações para sua implementação. Confira algumas curiosidades neste post, uma vez que é bastante importante entender que cada condomínio possui suas características próprias. E, que por isso, é necessário primeiro conhecê-las para criar ações e normas que atendam a essas características.

Neste post, separamos alguns dos erros mais comuns de segurança, que podem tornar um condomínio vulnerável a ações criminosas – e uma portaria remota pode dificultar isso, embora estas regras também tenham valor para uma portaria presencial, indiferentemente do padrão do condomínio, de casas ou apartamentos, que precise melhorar suas regras de cuidados contra a ação de invasores e golpistas. Confira a seguir!

1. Falta de orientação das regras próprias do condomínio

Como dissemos, cada condomínio deve estabelecer padrões de acordo com suas características. Nesse aspecto, é fundamental que haja diretrizes estatutárias, apresentadas aos colaboradores e proprietários. Isso deve incluir aqueles relacionados à coleta de pedidos, controle de entrada, registro do provedor de serviços e deveres e responsabilidades do porteiro.

2. Não treinar profissionais de portaria

Como em qualquer outra profissão, a falta de treinamento de porteiro é um grande impedimento para um bom desempenho. Afinal, a falta de informações claras sobre condutas e condutas acarreta incertezas e, com elas, violações na segurança do condomínio.

3. Deixar o local ser abandonado

É comum que as entradas fiquem sem ninguém no momento em que o porteiro tem que sair para ir ao banheiro, por exemplo, ou para entregar pedidos, o que não é sua função. Mas esse é um dos erros mais graves em relação à segurança no condomínio, pois com a ausência do profissional, o acolhimento fica vulnerável a acessos não autorizados. Portanto, é fundamental que a administração do condomínio desenvolva estratégias para equilibrar as necessidades dos porteiros e suas obrigações. Para realmente funcionar, esses detalhes não devem passar despercebidos no planejamento da ação.

4. Permitir a entrada de veículos sem confirmação dos ocupantes

Por mais que os veículos dos moradores estejam cadastrados e tenham permissão para entrar na garagem, garantir a segurança no condomínio é função do porteiro verificar se as pessoas que estão dentro dos carros são realmente os proprietários. Como se sabe, os bandidos usam vários disfarces e podem acessar o prédio roubando ou sujeitando os ocupantes.

5. Permitir distrações ao porteiro

Outra falha muito comum em condomínios é permitir que o porteiro se distraia durante o trabalho. Telefones celulares, televisores, livros e outras coisas que “ajudam a passar o tempo” podem se tornar verdadeiros vilões, facilitando o acesso de criminosos ao prédio.

6. Deixar de investir em sistemas e tecnologias de acesso

Os sistemas e recursos tecnológicos são grandes aliados para a segurança de condomínios. Por outro lado, deixar de investir em equipamentos e soluções pode ser um grande erro, pois a entrada se torna mais vulnerável e os danos relacionados ao acesso impróprio podem ser elevados! O mercado oferece várias opções de recursos, incluindo câmeras de segurança, sistemas de identificação e monitoramento de switch. Já existem inovações no mercado incluindo controle de acesso inteligente que fornece controle inteligente de entrada e saída por meio de smartphones. E ainda existem várias facilidades, como: acesso ao condomínio de forma rápida e sem filas, compartilhamento de acesso com visitantes, envio de convites personalizados, cadastro de meios de segurança disponíveis em cada celular e total segurança quanto aos dados dos moradores.

7. Investir na comunicação interna

Um dos aspectos mais importantes a ser considerado quando se trata de entrega no condomínio é a conscientização dos moradores. Afinal, ainda é comum encontrar resistência de alguns moradores em relação às medidas de segurança adotadas. Para solucionar essa situação, o sindicato deve investir em uma comunicação interna eficiente , o que demonstra constantemente a importância de seguir as condutas estipuladas. Além disso, o assunto deve estar na pauta das assembleias, para lembrar aos moradores a importância dessas ações.

8. Avisar sobre entregas programadas

Uma ação que pode facilitar os processos na entrada é o aviso aos moradores quando há entregas programadas. Isso não se refere apenas à entrada de um entregador, mas também a prestadores de serviços, como telefone e internet, por exemplo. Nesse caso, além de alertar o porteiro, o proprietário deve fornecer o protocolo de chamada para tornar a liberação mais segura.

9. Evitar o contato entre o porteiro e o entregador

O contato direto entre a equipe de recepção e os entregadores deve ser evitado tanto quanto possível. Isso porque grande parte das ações criminosas em condomínios ocorre por meio desse acesso. Para garantir que a entrega no condomínio não seja uma armadilha, outra ação do porteiro deve ser a identificação correta do destinatário da entrega e da empresa para a qual o pedido foi feito.

10. Registrar entregadores de volumes maiores

Quando as entregas são em volumes maiores, como é o caso dos botijões de gás e dos galões d’água, fica difícil para o morador receber o pedido na entrada e transportá-lo até a unidade. Para esses casos, uma boa solução é cadastrar uma ou no máximo duas empresas autorizadas a entrar no condomínio. Ainda assim, algumas estratégias de segurança devem ser realizadas. Inclui a verificação da documentação do profissional, a confirmação de que a encomenda foi efetuada pelo próprio morador e o acompanhamento do percurso e do tempo de permanência do entregador nas instalações do condomínio.

Como você pode ver, algumas estratégias simples podem tornar a segurança e o acesso de entregadores em um condomínio mais segura para todos. Seja por meio de uma portaria presencial ou remota, que traz suas vantagens, por meio de ações bem implantadas, basta aproveitar a facilidade que o serviço traz para o cotidiano conturbado da maioria das pessoas.

Gostou destas dicas? Compartilhe este post!