Gestão eficiente de serviços terceirizados: a transformação com checklists

Se você é um gestor ou administrador de serviços recorrentes, sabe o quão desafiador pode ser manter o controle operacional em um ambiente em contínuo movimento. A sobrecarga de tarefas e a necessidade de supervisão constante podem fazer com que atividades cruciais passem despercebidas, levando a erros que impactam a eficiência de seus serviços. Mas e se houvesse uma maneira de simplificar esse processo, aumentar a confiabilidade e otimizar a gestão de suas operações?

Checklists: organização e eficiência operacional

Os checklists têm um papel fundamental na organização e na eficiência operacional. Eles não apenas ajudam a estruturar tarefas, mas também reduzem significativamente a ocorrência de erros nos processos de gerenciamento. Além disso, são valiosos para inspeções, verificações e documentação de atividades.

Imagine ter a capacidade de acompanhar todas as ações de sua equipe, obter evidências em tempo real e agir proativamente diante de qualquer anomalia. Isso é o que a Performancelab oferece com sua plataforma. Com anos de experiência no setor de serviços recorrentes, a empresa desenvolveu uma solução que permite gerenciar múltiplos cenários de forma rápida, objetiva e fundamentada em fatos e evidências.

Estudo de caso: controle de um outlet de grande porte

Para ilustrar o impacto dos checklists e da plataforma da Performancelab, vamos examinar um caso real: um grande outlet do Brasil, onde a operação funciona 24 horas por dia. Como a gestora da operação não pode estar presente o tempo todo, é necessário confiar em sua equipe para a condução das atividades operacionais.

No entanto, durante as atividades, muitas vezes, um problema era detectado apenas quando já estava em nível crítico. Por exemplo, a falha nos sistemas de cancelas durante o fechamento do outlet causou um grande atraso na abertura ao público, às vésperas do Natal, com um concorrente de mesmo porte a poucos quilômetros de distância.

A solução: checklists personalizados e em tempo real

A solução encontrada foi implementar checklists específicos para o controle de abertura e fechamento do outlet, e as respostas eram registradas em tempo real. Com a ajuda da Performancelab, esses checklists foram personalizados para incluir perguntas detalhadas sobre recursos humanos, rotinas de abertura, condição de equipamentos e muito mais.

Além disso, a mesma abordagem foi aplicada em outras áreas, como limpeza e proteção contra incêndios. Checklists personalizados foram desenvolvidos para garantir que todas as atividades fossem realizadas de acordo com os padrões estabelecidos.

Resultados concretos e benefícios

Com o controle das operações na palma da mão e o acompanhamento em tempo real das ações de cada membro da equipe diante de qualquer anormalidade, a confiança na equipe operacional aumentou consideravelmente. Os gestores agora podem direcionar seu tempo para melhorias contínuas e desenvolvimento de novas oportunidades. Além disso, a coleta de informações organizada e automatizada permitiu à empresa prestadora de serviços agilizar o atendimento de possíveis ruídos de comunicação.

“Os checklists desempenharam um papel crucial na transformação da gestão operacional, tornando-a mais eficiente e confiável. E a Performancelab tornou tudo isso possível, proporcionando controle e visibilidade de toda a operação. Se você deseja elevar a qualidade dos serviços terceirizados, não subestime o poder dos checklists, eles podem ser a chave para o sucesso de sua operação. Aplique um checklist e faça melhor!”, falou Fernando Só, CEO da Performancelab.

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Este texto foi baseado no capítulo “Operação na palma da mão”, do engenheiro, empresário e consultor senior, Joneval Almeida, que faz parte do livro “Projeto CheckList, a Vida é um Fazer de Contas”, de Fernando Só e Silva, CEO da Performancelab, e convidados. 

A versão impressa e online já estão disponíveis para compra através do link: www.performancelab.com.br/projeto-checklist. 

E para conhecer mais sobre a Performancelab, suas ferramentas e tudo o que ela pode fazer pela sua empresa na prestação de serviços recorrentes, acesse: www.performancelab.com.br.