Você está preocupado em registrar e acompanhar as negociações em andamento de sua empresa?

Em nossa última conversa abordamos alguns descuidos que podem acontecer na área comercial das empresas de segurança eletrônica e comprometer os resultados da sua empresa. Neste texto continuo com o propósito de compartilhar mais estratégias fundamentais para o sucesso do seu negócio, porém, muitas vezes, não são “vistos” pelas empresas.

Registro dos clientes em prospecção

Devido a particularidade do segmento, é comum a alta rotatividade de vendedores e a maioria das empresas não possui controle dos clientes que estão em negociação. Ou seja, quando o vendedor sai da empresa, leva com ele todo o histórico das negociações e clientes que ele fez no período que esteve na função. Pois é, isso não é bom.

A história agrava quando um novo vendedor assume o cargo e atende a mesma área do consultor anterior, visita os mesmos clientes, gasta novamente combustível e o mais importante, o tempo! Sem falar na aversão que os clientes revisitados podem criar por sua empresa, pois ele não fechou com o vendedor anterior, já falou sobre os motivos pelos quais ainda não concluiu a venda e novamente recebe uma visita para iniciar o relacionamento do zero. É ou não é uma situação desagradável?

Outra situação problemática é a elaboração de orçamentos. Acredito que alguns já ouviram histórias de vendedores de segurança eletrônica que faziam os orçamentos para seus clientes em papel de pacote de pão. Isso realmente acontece! Algumas empresas não estão preocupadas com o registro destes orçamentos, quantos clientes o vendedor visitou no dia, quantas propostas ele apresentou na semana, qual foi o resultado que ele trouxe para a empresa no mês, quanto custa esse vendedor para a empresa.

O que falta? Falta às empresas uma ferramenta de Customer Relationship Management (CRM), que registra todas as atividades de seus vendedores. Caso ele saia da empresa, as informações estarão registradas, afinal, isso é propriedade da sua empresa, foi investido recursos e tempo na realização deste trabalho.

 Pipeline de vendas/ciclo de vendas

Hoje, se você olhar para o departamento comercial de sua empresa, consegue identificar quais os clientes foram prospectados, quais foram visitados, quantos possuem propostas, quantos estão em negociação e em fechamento?

Não sabe? Não se assuste, poucas empresas possuem essa informação. Mas com um CRM específico para o segmento da segurança eletrônica você terá a informação em tempo real. Imagine conseguir disparar ações comerciais de acordo com a fase que se encontra o cliente. Isso é possível e irá aumentar o fechamento de suas vendas.

Andamento do orçamento

Após o fechamento da venda, qual é o próximo passo que orçamento deverá seguir? Quando o orçamento chega para o seu técnico realizar a instalação, os equipamentos estão no estoque ou é necessário comprá-los? E sua equipe do financeiro, tem que ligar para o cliente para coletar os dados cadastrais, as condições de pagamento, conferir os valores? A propósito, o contrato de sua empresa está assinado com todos os clientes que você monitora?

O caminho seguro deste orçamento é passar pela aprovação de um gerente comercial e/ou secretária comercial que irá conferir os dados do cliente, as condições financeiras de fechamento e emissão do contrato. Após este passo ele deve ser encaminhado para o seu departamento operacional, para que a ordem de serviço seja aberta para iniciar a instalação. Com a OS aberta, basta retirar os equipamentos do seu estoque e o técnico já está pronto para realizar a instalação no seu cliente. Finalizada a OS, seu técnico entrega para o financeiro realizar o faturamento dos produtos e serviços e este cliente já está apto para iniciar o monitoramento.

Este o processo correto que o orçamento deve percorrer por toda a empresa, evitando retrabalhos, erros, desencontro de informações e descontrole da operação.

Quero finalizar nossa conversa de hoje com uma super dica: a maioria das empresas de segurança eletrônica do país possui problemas de controle dos contratos emitidos para seus clientes. Empresas que já estão há anos na carteira e o contrato não está assinado, bem como clientes novos que o contrato nem chegou nas mãos e eles já usam o serviço de monitoramento prestado por sua empresa. Mas isso pode acabar. Procure um advogado de confiança ou o seu departamento jurídico e:

– Redija um contrato padrão de prestação de serviços, conforme é o seu hoje;

– Registre-o em cartório de títulos de documentos;

– Crie um termo de adesão ao seu contrato com todas possíveis variáveis e;

– Transforme o seu orçamento em um Termo de Adesão ao contrato registrado.

Este processo irá trazer agilidade e segurança para sua empresa, pois todo aceite em um Termo de Adesão/orçamento é diretamente ligada ao aceite do contrato principal. E se tudo isso pudesse ser feito de forma móvel? Legal né? Mas isso é assunto para uma outra conversa!

Elissandro Panisson
Diretor Comercial da Inside Sistemas.
Atua no segmento de gestão de empresas desde 1999 e especializado na gestão do segmento da segurança eletrônica desde 2008.