Riscos da gestão de terceiros na segurança eletrônica

Por Silvano Barbosa

Fala, leitor! Vamos conversar sobre gestão de terceiros, e para isso, é importante entender o que é esse cenário. Não estamos nos referindo aqui a uma empresa de segurança eletrônica que opera com terceiros, estamos falando da população de uma companhia, uma instituição. 

Terceiros, por definição técnica, é aquele colaborador que não é contratado direto da instituição, seja CLT ou PJ. É aquele que opera através de uma empresa contratada para executar tarefas que a companhia contratante não quer usar mão de obra própria para a execução, seja de ordem de manutenção, administrativa ou outras.

Antecipadamente, entendam, não sou advogado, nem opero no jurídico, então pode ser que eu use termos não convencionais ou cometa alguma gafe ao falar de algo, por favor, se for o caso, pode entrar em contato e me corrigir, ficarei agradecido.

Pensando em, por exemplo, uma grande empresa de manufatura, é normal que ela tenha empresas contratadas, terceirizando serviços como limpeza, manutenção predial, alimentação dos times, segurança patrimonial, gestão de sistemas de TI, consultores, entre outros. Quais são os riscos envolvidos aqui? Tributários, financeiros, jurídicos e civis. 

Empresas de segurança eletrônica que trabalham com controle de acesso já viram muitos cenários. Vou dar alguns exemplos:

• Documentos de contratação: a empresa contratada precisa comprovar com envio de documentos os pagamentos de impostos relativos ao funcionário que enviou para terceirizar alguma função no cliente final. A saúde fiscal e tributária dessa contratação é vital para que a empresa contratante não responda por questões trabalhistas pleiteadas pelo funcionário da empresa terceirizada. Isso pode gerar inúmeros prejuízos. Se a empresa terceirizada está em atraso, certamente recairá sobre a contratante esses pagamentos, além das multas.

• Documentações funcionais: documentos como ASO, atestados de toda natureza, os famosos vídeos instrucionais de como se comportar em uma fábrica, entre outros, são documentos que atestam o bom estado do profissional para exercer seu papel básico. Ocorrências envolvendo terceiros que não estão com a documentação básica, como a ASO em dia, causaram dezenas milhões de reais em 2023 no Estado de São Paulo em uma pesquisa junto ao Ministério Público. 

• Atestados técnicos: aqui estamos falando das famosas NRs, por exemplo. Certificados técnicos que atestam que um terceiro está habilitado a operar máquinas específicas, trabalho em altura, trabalhos em circuitos elétricos, alta tensão, etc. Além do risco de uma pessoa despreparada criar um quadro de caos em uma empresa, os riscos de vida aqui são particularmente altos. Se uma pessoa se machuca cumprindo uma função na qual não está documentado que está apto a executar, há processos de responsabilidade civil enormes aqui.

• Entregas de EPIs: há diversas formas de como fazer isso, mas é fato que precisamos documentar. É uma proteção fundamental de que estamos operando com profissionais devidamente municiados de equipamento.

Certamente, teremos mais uma série de exemplos aqui para alimentar essa lista. A questão é como controlar e como devemos modelar, trabalhar isso na segurança eletrônica. Como podemos apoiar nossos clientes nessas demandas? A primeira questão aqui é a gestão dos documentos. 

Ainda hoje é muito comum encontrarmos empresas onde esse controle é feito de forma manual. O contratante recebe os documentos em papel, ou por e-mail, tem que concatenar manualmente as informações, jogar as datas em planilhas, etc. Esse tipo de atuação é a receita do insucesso. Consequências recorrentes: perdas de documentos, operação com profissionais com documentos vencidos, empresas deixando de pagar funcionários por meses, e a contratante sendo pega de refém no meio do caminho.

Existem sistemas de gestão de documentos no mercado há um bom tempo. Não seria adequado que nós, profissionais de segurança, nos envolvermos nisso, e levarmos as opções aos nossos clientes?

Outro cuidado muito interessante: controle de acesso casado com as informações de vencimento desses documentos. O cenário perfeito, para dezenas de clientes com quem conversei sobre esse tema, é quando, em caso de não conformidade documentacional, o profissional fica retido na catraca já, nem entra na empresa. Se a falha for nos documentos da companhia terceirizada, todos da empresa ficam travados para fora, até que tudo seja devidamente legalizado.

Sistemas de CFTV com analíticos específicos, como detecção de ausência de EPIs, ou pessoas em locais indevidos, por exemplo, são super interessantes, reais olhos 24×7 nas instalações das empresas, efetivos.

Sistemas de checklists orientados. Podemos construir rotinas de checklists que visam verificar essas informações, sejam documentacionais, visitas em campo, conferência de que os profissionais que foram documentados, de fato são os que estão operando, executando as demandas. É bem comum, infelizmente, termos no papel uma informação, mas na prática, outra!

De toda forma, todos esses fatores englobam um cenário gravíssimo, que coloca além do risco financeiro e civil, uma grande dor de risco reputacional. Lembra da cervejaria que teve sua produção sabotada? Então, não existe mais. E nós podemos ser parte da solução, e claro, rentabilizar junto! 

Vamos? Me procure no Instagram, no @silvanobarbosa, para conversarmos sobre. Tem muita coisa boa aí a ser conquistada!