O que você precisa saber sobre emissão de credenciais no setor governamental

Por Hildebrando Durán Santos

Orçamento é um tema delicado para qualquer organização e no setor governamental com os recursos públicos a sensibilidade é ainda maior. Por isto quero abordar um tema que afeta a todos os países do mundo: “as identificações”.

Uma decisão errônea em um projeto de emissão de credenciais pode desencadear perdas milionárias para os cofres públicos e, pior ainda, prejudicar os cidadãos.

Embora o mundo avance cada vez mais para uma era digital, os documentos físicos continuam ainda sendo muito utilizados: cédulas de identidade (RG), passaportes e carteiras de motorista (CNH), são alguns exemplos. 

A emissão deste tipo de documentos vem se modernizando nos últimos anos. Por isso, é essencial que os profissionais responsáveis por estes projetos conheçam em profundidade os detalhes deste processo, para evitar possíveis equívocos.  

Uma solução para cada tipo de projeto

A primeira coisa a se ter em mente em um projeto de emissão de credenciais no setor governamental é a identificação correta das necessidades de cada instituição.

Frequentemente, entidades se perdem entre as diversas alternativas disponíveis no mercado para a emissão de documentos, e não sabem ao certo se devem utilizar impressão a laser com máquinas de grande porte, ou soluções com técnicas avançadas de tintas e fitas coloridas, em máquinas de menor porte.

Por isso, separamos as soluções de emissão em dois grupos: o primeiro relacionado com a produção de passaportes ou documentos de identificação. Para esta finalidade, utilizam-se máquinas de emissão escaláveis e de grande porte (portfólio centralizado), ideais para agregar funções sofisticadas de segurança aos documentos.

No outro grupo, estão as impressoras de menor porte (portfólio desktop), que permitem à órgãos governamentais locais emitir credenciais localmente com maior agilidade, eficiência e qualidade de imagem. Apropriadas para outros tipos de documentos como carteiras militares, carteiras de motorista ou mesmo crachás para os funcionários de uma instituição. 

Sabendo disto, as organizações devem identificar suas necessidades tendo em conta aspectos como segurança, durabilidade, personalização do documento e volumes de impressão. 

Analisar estes fatores em profundidade irá garantir uma autenticação correta do portador, independentemente do tipo de cartão, material ou técnica que se utilize para personalizar o documento. 

Que elementos de segurança deve dispor um documento do cidadão?

O governo é um dos setores onde encontramos a maior proporção de ferramentas de segurança sofisticadas com o propósito de proteger os dados sensíveis das identidades físicas. 

A segurança de uma credencial não está apenas no que se vê a olho nu, como por exemplo foto ou nome de usuário, mas também na inclusão de diversas características que vão desde microtextos ou hologramas, até outras propriedades sofisticadas como a gravação a laser, requeridas as vezes inclusive por ferramentas forenses. 

A gravação a laser em policarbonato tende a ser a técnica mais robusta e segura para se personalizar documentos de identidade. De qualquer forma, recomenda-se avaliar outros requisitos como agilidade, volume de impressão, flexibilidade e fatores econômicos a longo prazo para que se opte pela melhor solução.

Deste modo, os elementos de segurança que um governo municipal ou federal incluirá, serão aqueles definidos de acordo com a vulnerabilidade dos documentos a riscos de roubo de identidade ou fraude. 

Vale mencionar que a tendência atual é unificar a identidade física à digital. Na América Latina já estão sendo produzidos passaportes com chip ou algum elemento eletrônico contendo informação criptografada e segura para identificar o portador. 

Finalmente, a respeito de segurança física e digital, é importante destacar também o fator da durabilidade, já que alguns documentos devem ter vida útil de 5 a 10 anos. A Organização de Aviação Civil Internacional (ICAO), uma agência especializada das Nações Unidas para a aviação civil, define, por exemplo, que a vida útil de um passaporte seja de 10 anos. 

Consequências negativas de uma seleção equivocada 

Independentemente do tipo de projeto (federal ou regional), alguns sobrecustos ocorrerão. E podem aparecer tanto em médio quanto em longo prazo devido a reparações, manutenções e compras de insumos desnecessários.

Aqui se aplica o celebre ditado: “O barato sai caro”. Utilizando soluções mais econômicas, é provável que ocorra atrasos no processo, procedentes de falhas relacionadas à integração entre o software e o hardware ou diretamente à qualidade do produto. 

Estas deficiências não têm apenas consequências econômicas, mas também incidem na agilidade do processo de emissão, e é nesse ponto onde o usuário final poderá ser mais afetado. 

Por diferentes razões, os governos enfrentam momentos difíceis. E é nestes momentos que o bom funcionamento das soluções se faz essencial. Já imaginou uma falha no sistema em período de final de ano, com grandes filas de cidadãos necessitando renovar suas carteiras de motorista com vencimento no mês de janeiro?

Por isso, é essencial analisar atentamente os prazos de um projeto, e não simplesmente executá-lo conforme uma agenda, a qual, muitas vezes, por se tratar de assuntos públicos, estará atrelada a um resultado eleitoral ou a uma exposição política. 

Qual é o papel do provedor da solução de emissão?

Além de trazer riscos financeiros e operacionais, recorrer a soluções de baixo custo pode desestabilizar todo um projeto. Às vezes, as soluções são implementadas utilizando equipamentos de baixo custo, porém nas ocorrências de falhas não há quem responda por elas. 

Daí a importância de se contar com um provedor de soluções (integrador ou fabricante) confiável, que assegure uma integração entre os elementos do sistema. Órgãos governamentais (sejam de Registro Civil, Forças Armadas ou Ministério dos Transportes) devem garantir que os provedores tenham um enfoque colaborativo, e analisem a instituição para entender o que ela necessita no que diz respeito a identidade e autenticação, mas isso deve ir além de apenas produtos.

No momento da emissão de um documento físico, é importante poder contar com opções que se adaptem à necessidade de cada governo. Existem organizações que requerem o fornecimento de documentos com altos padrões de segurança, em menos de 24 horas, a partir de um único local; outras preferem flexibilidade e optam por distribuir pontos de emissão ao longo do território, sem sacrificar os padrões impostos. 

Para que isso seja possível, é importante utilizar-se de soluções abertas e compatíveis com o mercado (softwares, por exemplo) capazes de facilitar a personalização das características que cada governo requeira em seus documentos.

O objetivo de um bom fornecedor não é apenas prover consultoria, mas também proporcionar uma relação mais próxima e objetiva, que permita integrar as soluções disponíveis no mercado. Abordando adequadamente as necessidades de cada órgão governamental. 

Hildebrando Durán Santos, gerente de Desenvolvimento de Negócios LAM da área de impressão de documentos da HID Global.