O Checklist em uma operação de Portaria Remota

A operação de uma portaria remota requer uma série de serviços e recursos para garantir sua eficiência e segurança. A escolha do parceiro, os equipamentos que serão utilizados e como o controle será feito, são pontos essenciais para que a implantação do projeto e a gestão da operação sejam eficazes. E é aqui onde o Performancelab e seu módulo de checklist entram em cena.

O primeiro passo que um condomínio deve realizar para implantar um projeto de portaria remota apropriado é a escolha do fornecedor certo. Cada empresa apresenta uma proposta, e comparar essas ofertas pode ser uma tarefa desafiadora. No entanto, a escolha correta pode impactar significativamente a eficácia do sistema e os custos envolvidos.

Ao avaliar as propostas dos fornecedores, o uso de um checklist personalizado, com alguma forma de quantificação das respostas, facilita a comparação de ofertas. É possível criar uma lista de verificação específica, incluindo todos os itens essenciais, dar peso para as respostas e marcar aqueles que cada fornecedor atende. Isso torna a equalização dos orçamentos mais objetiva e baseada em critérios concretos.

Após o projeto ser implantado, o checklist poderá ser uma ferramenta para realizar o controle, organização e padronização da operação, desde que não interfira na dinâmica dos atendimentos, ou seja, tendo poucas perguntas e objetivas. Podendo auxiliar em:

• Verificaçõ de acesso autorizado: no momento em que um visitante ou morador se apresenta na entrada, o dispositivo de autenticação realiza uma verificação. Com um checklist bem estruturado, é possível garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso, evitando entradas não autorizadas.

• Registro de entradas e saídas: cada entrada e saída é registrada de maneira sistemática. O checklist permite que todos os eventos sejam documentados de forma precisa, fornecendo um histórico completo para futuras auditorias ou investigações.

• Notificações e respostas rápidas: com um checklist configurado, a portaria remota pode ser programada para notificar os moradores ou responsáveis em tempo real em caso de eventos não autorizados. Além disso, é possível automatizar respostas imediatas em situações de ameaça à segurança.

• Controle de qualidade: a lista de verificação assegura que todos os procedimentos de acesso sejam seguidos à risca, garantindo a qualidade e a consistência das operações.

• Auditoria e melhoria contínua: os registros gerados pelo checklist servem como uma ferramenta valiosa para a auditoria e a melhoria contínua dos processos. Identificar possíveis falhas e áreas de aprimoramento se torna uma tarefa mais fácil e eficaz.

Performancelab – A escolha inteligente

A Performancelab oferece uma solução abrangente e personalizável para o controle e gerenciamento de serviços, incluindo um módulo de Inspeção e Auditoria. Com essa plataforma, é possível criar checklists específicos, garantindo que todas as operações sejam executadas de acordo com os procedimentos estabelecidos

“Nossa plataforma não só agiliza a operação de portaria remota, mas também auxilia na equalização de propostas, garantindo que os serviços contratados atendam às necessidades de segurança e eficiência do condomínio, garantindo que todos os serviços prometidos pelos fornecedores sejam entregues de acordo com o contratado. Isso ajuda a evitar surpresas desagradáveis e a garantir que o sistema de portaria remota funcione conforme o esperado”, disse Fernando Só, CEO da Performancelab.

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Este texto foi baseado no capítulo “Implantação da portaria remota”, do CEO da Haganá Tecnologia, Luciano Caruso, que faz parte do livro “Projeto CheckList, a Vida é um Fazer de Contas”, de Fernando Só e Silva, CEO da Performancelab, e convidados.

A versão online e física da obra já está disponível para compra através do link: www.performancelab.com.br/projeto-checklist. 

E para conhecer mais sobre a Performancelab, suas ferramentas e tudo o que ela pode fazer pela sua empresa na prestação de serviços recorrentes, acesse: www.performancelab.com.br.