Home office e o fim das bobinas: como relógios de ponto e a gestão de horas estão mudando no Brasil

Por Cláudio Ribeiro, Evartel Brasil

Durante muito tempo, o Brasil ficou atrasado quanto aos registros de pontos em empresas por questões burocráticas. A portaria 1.510 do Ministério do Trabalho exigia que os relógios usados em território nacional fossem homologados pelo INMETRO e imprimissem o conhecido comprovante de papel nas entradas e saídas dos funcionários. Enquanto isso, o restante do mundo se modernizava, passando os comprovantes para a web, criando relógios mais eficientes e aprimorando as tecnologias de reconhecimento biométrico e facial.

Felizmente, em 2011 o primeiro passo foi dado para que saíssemos dessa realidade e voltássemos a acompanhar o desenvolvimento no exterior. Uma nova portaria do MTE, a 373, passou a regulamentar o uso de sistemas alternativos nas empresas, abrindo as portas para novas formas de comprovar, tratar e registrar os pontos. Passaram a surgir as primeiras companhias de ponto digital. Ainda havia um percalço, no entanto: a portaria ainda precisava que os sindicatos se posicionassem sobre seu uso, e em muitos casos ainda não havia aceitação, ou por desconfiança, ou por desconhecimento.

Com o tempo, os sindicatos foram criando regras para a aceitação dos pontos alternativos e os acordos coletivos foram ficando cada vez menos necessários. A aceitação do ponto digital é praticamente universal entre as variedades de trabalho em 2020, e as empresas digitalizadas vieram para ficar.

O melhor de dois mundos

Mas será que toda nova tecnologia deve ser abraçada de primeiro momento, sem análise e sem tirar lições da “moda antiga”? Nem sempre, e quando o assunto é segurança, cada novo passo deve ser dado com precaução.

Uma empresa emergente desse mercado, a Evartel, enxergou na área a possibilidade de unir o conceito antigo do relógio de ponto com as facilidades da nova realidade na nuvem. Bom, como assim?

O primeiro ponto é o desperdício: bobinas de papel e comprovantes. Todos os pontos batidos em relógios de ponto eletrônicos emitiam um comprovante de papel térmico do horário registrado. Esse papel, na esmagadora maioria das vezes, era (e é) jogado fora imediatamente. A justificativa para o comprovante obrigatório era proteger o funcionário, que poderia contestar alterações da gestão em suas horas trabalhadas se guardasse o papel como evidência.

No entanto, sabemos que pouquíssimas pessoas têm o hábito de guardá-los. O que acaba acontecendo é que milhares, se não milhões de empresas no país têm gastos recorrentes com papéis repletos de componentes químicos que são quase inteiramente desperdiçados. Em uma realidade em que o Meio Ambiente toma nova relevância no Brasil, essa situação é insustentável.

Visando acabar com este cenário, a Evartel enxergou na portaria 373 a possibilidade de mostrar os comprovantes dos funcionários em seus próprios celulares. Assim, eles sempre têm suas horas originais (e alterações) registradas na palma da mão, bem como os gestores, e tudo sem desperdiçar uma única árvore. Um problema resolvido.

O segundo ponto é a segurança: sim, já temos celulares que leem digitais e alguns têm um reconhecimento facial muito bom. Essas tecnologias, no entanto, não estão em todos os aparelhos e não estão perfeitas ainda. Algo a se lembrar é como o reconhecimento facial do Android já pôde ser burlado apenas com fotos, e alguns lançamentos de celular em que ele mal funcionava e terceiros conseguiam desbloquear a tela. Celulares com leitor biométrico com botões muito pequenos também leem apenas uma fração das digitais, o que pode levar a falsos positivos. Então, será que é prudente usar uma solução completamente digital? O que fazer com o funcionário que não tem como trocar de celular só para bater ponto?

A resposta da Evartel para essa questão foi procurar os melhores relógios e controladores de acesso do mercado para garantir a segurança das informações na hora do reconhecimento do funcionário. Se os colaboradores trabalham em um escritório, fábrica ou qualquer outro lugar em que se reúnem, um bom relógio de ponto continua sendo a maneira mais confiável de fazer registros.

E como resolver o ponto remoto? Deixando de insistir em fotos comprovatórias e lembrando da própria identificação do aparelho. Hoje há APIs especializadas em descobrir todas as informações de um dispositivo (celular, computador ou IoT), e ao ser feita uma solicitação de ponto remoto, elas vão acompanhadas da geolocalização do usuário. Assim, não tem como bater ponto da cama, e não tem como um colega registrar a entrada do funcionário sem que o sistema acuse que o mesmo aparelho foi usado.

O terceiro ponto importante para as mudanças no mercado de registro de ponto é a viabilidade. Colocar tudo na nuvem pode ficar custoso, e isso faz com que certas empresas precisem sempre pensar no armazenamento que cada funcionário exige. Esse valor é compartilhado com as empresas clientes, e daí surge o modelo de pagamento mais comum: mensalidades que crescem de acordo com o tamanho da empresa.

A Evartel enxergou que, apesar da nuvem ser o futuro da comunicação e estar se tornando cada vez mais robusta, nem sempre, e nem tudo, precisa ficar na nuvem, especialmente quando se trata de informações sigilosas de suas empresas clientes. Seus softwares, portanto, criam bancos de dados locais com as informações importantes das horas dos funcionários no ecossistema das empresas, e o aplicativo de consulta, além de fornecer transparência, age como um backup dessas informações caso algo dê errado. A Evartel conseguiu, assim, criar um aplicativo barato e descomplicado que elimina a necessidade de se cobrar mensalidades dos clientes, e oferecer todos os produtos como um pacote que se paga uma vez para nunca mais trazer preocupação.

Experiência, tradição e futuro

Será que as coisas vão continuar da forma que estão? Com certeza não. A cada dia a tecnologia parece se mover mais rápido, e quando pensamos em 10 anos atrás, podemos perceber o quanto as coisas mudaram dentro dessas duas décadas do séc. XXI. Evidentemente, o reconhecimento facial e biométrico de tablets, celulares e outros dispositivos IoT vão ficar cada vez melhores e cada vez mais baratos do que dispositivos especializados. O ponto vai se tornar algo que fazemos colocando a mão no bolso, e não em um leitor. Os modelos de trabalho continuam transformando-se, com o home office ganhando popularidade rapidamente e muitas empresas adotando uma carga de trabalho baseada em metas.

Quanto a isso, a Evartel está preparada. Com um aplicativo sempre em expansão de funcionalidades e uma boa comunicação com os outros elementos que compõem a gestão de pontos nas empresas, fica possível atender o tradicional enquanto se atende o moderno, introduzir o moderno a quem só conhece o tradicional, e aprender com os erros e acertos do velho mundo e do novo. Este, a Evartel constrói com consciência, inovação e produtividade.