Os ralos das empresas de segurança eletrônica

Não, não estou falando dos ralos da pia ou do banheiro. É uma analogia aos vários problemas recorrentes que assolam a maioria das empresas de segurança eletrônica. Chegou o fim do mês e mesmo com uma grande carteira de clientes pagando em dia, o lucro ficou bem abaixo do esperado e você não tem certeza do porquê. Pequenas despesas não controladas, normalmente causadas por falhas processuais, tendem a acontecer com bastante frequência, causando o efeito de uma torneira pingando. Entendeu porque “ralo”? É por aí que sua lucratividade foi embora.

Vamos agora analisar alguns desses problemas mais frequentes e entender qual a melhor forma de lidar com cada um deles. Mas antes é importante termos algo em mente: nem sempre um volume maior de contratos significa uma lucratividade maior. A explicação veremos a seguir.

Como qualquer equipamento eletrônico, os sistemas de segurança exigem uma certa frequência na realização de testes e possíveis manutenções, principalmente pelo fato de não poderem falhar em uma situação real de intrusão. É na falta de controle dessas ações que muitas despesas acabam sendo assumidas pela empresa. Normalmente por falta de comunicação entre os setores ou padronização dos projetos, serviços e produtos deixam de ser cobrados do cliente, onerando as despesas da empresa e levando a fatia do contrato que se reverteria em lucro. Há pelo menos 4 situações frequentes nos departamentos de manutenção.

Locação do equipamento

Equipamentos instalados nos clientes sob o regime de locação tendem a ter sua manutenção realizada pela empresa, visto que o equipamento ainda pertence a ela. Portanto é muito importante, na hora de calcular o valor da mensalidade, mensurar o custo total dos equipamentos, sua depreciação e prazos do contrato, bem como documentar todos os equipamentos instalados para recuperá-los em uma possível rescisão ou ao final do contrato.

Brinde/bonificação

Na dificuldade de mapear o processo e seguir um padrão, quando se faz necessária a substituição de um produto vendido para o cliente, muitas trocas, principalmente de produtos com custo mais baixo como sensores internos e magnéticos são feitas sem cobrança, o que no final do mês fazem toda a diferença em um mercado cada vez mais agressivo e competitivo. Documentar os processos de troca, cobrança/não cobrança e alinhar as ações entre setores é essencial.

Garantia

Produtos diferentes de um mesmo projeto podem ter também prazos de garantia diferentes. Além do que o distribuidor, na hora de receber o produto, não considera o tempo em que este ficou parado em seu estoque, por isso uma gestão de estoque ineficiente pode causar muito mais prejuízo do que você imagina. Encontrar o ponto de equilíbrio entre um grande volume que lhe proporcione maior poder de barganha com fornecedor e um volume menor que possibilite um giro de estoque frequente, é uma habilidade essencial na vida do bom gestor.

Empréstimo

Quando um produto em garantia apresenta defeito, é comum que seja necessária uma análise mais detalhada para entender o que realmente causou sua falha. Nesse caso não é justo que seu cliente fique desprotegido, portanto é perfeitamente normal oferecer um equipamento de backup como empréstimo enquanto seu equipamento está em garantia. O que não pode é perder o controle da operação e deixar de reaver o equipamento depois.

Deslocamento de viaturas

O controle de deslocamentos deve ser detalhado por cliente e ter seus motivos identificados em todos os disparos. Raríssimos devem ser os “disparos falsos”, se o equipamento disparou, precisamos entender por qual motivo isso aconteceu e eliminar todas as variáveis que possam causar deslocamentos desnecessários.

Erros na instalação, mal funcionamento do produto, erros do usuário, aplicação indevida de sensores. Falando nisso você já calculou quanto custa, em média um deslocamento? É perfeitamente normal entendermos que o serviço de deslocamento está incluso na mensalidade, mas vale saber que quanto maior o número de deslocamentos, menor sua lucratividade.

Rateio administrativo das despesas fixas

Uma grande dificuldade das empresas é saber quando custa cada cliente para ser monitorado, mas isso é fundamental. As despesas fixas da empresa são um ponto de partida, e o cálculo é simples, porém não existe uma única forma de definir. Uma das formas é calcular as despesas fixas e o número de clientes. Outra maneira, e a mais correta, é identificar cada cliente pelo número de pontos e o risco que ele representa para ocorrência de disparo e acrescentar a % das despesas fixas. Pode-se dividir em três grupos, grau de risco 1, que são os que representam o menor número de pontos e o menor risco, e graus de risco 2 e risco 3.

Uma regra básica na gestão da empresa de qualquer ramo de atividade é mapear quais são os custos fixos envolvidos na operação. No caso das empresas de segurança eletrônica, o mais propício é identificar o rateio destes valores por conta monitorada, sabendo assim o custo por conta. Ter essa noção ajuda a entender a eficiência da sua estrutura atual e quanta lucratividade você pode ter por conta, além de precificar com muito mais precisão a mensalidade de cada cliente. É indiscutível que a complexidade no atendimento de alguns contratos pode ser maior do que de outros, de acordo com a quantidade de pontos de alarme/disparos mensais, fatores esses que podem servir de divisor ao invés do número de contas.

Como vimos nesse artigo, boas práticas de gestão compreendem pequenos e grandes processos que, se bem definidos, vão evitar o dispêndio de recursos, não só financeiros, mas humanos, de tempo e aumentar ainda mais a lucratividade da sua empresa.

Jonny Steinmetz é graduado em Administração e Gestão Comercial. Atua como gestor de equipes, negociação e vendas e como consultor em gestão para empresas de segurança eletrônica.

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